Alle Information zur Abrechnung und Rechnung für Kunden

Hier finden Sie als Kunde alle Informationen zu unserer Abrechnung. Wir wissen, dass IT-Abrechnungen oft sehr kompliziert sind. Schauen Sie sich daher Ihre Rechnungen genau an und melden Sie sich gern bei allen Fragen, die Ihnen auf der Seele liegen. Wir haben für Sie auch einige Videos erstellt, die Ihnen den Abrechnungsprozess noch einmal zusammenfassend abbilden. Wir erläutern hier den Rechnungsaufbau, die Informationen und die 6 Abrechnungsarten detailliert. 

 

Was tun bei Unklarheiten / Fragen zur Rechnung ?

In der folgenden Grafik erklären wir Ihnen unseren Rechnungsprozess. Bitte nutzen Sie diese Seite als Problemlösung, sollten Sie Fragen zur Rechnung haben. 95% der Fragen können wahrscheinlich durch die Zusammenstellung der Informationen schon gelöst werden. Das spart Ihre und auch unsere Zeit.

  • detailierte Angaben zur Anfrage (Rechnungsnummer, Position und Grund)
  • ohne Nennung von Rechnungsdetails (Rechnungsnummer, Position, Grund) können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten
  • Rückmeldung innerhalb von 2-4 Werktagen
  • bei Bedarf melden wir uns für weitere Informationen telefonisch oder per E-Mail bei Ihnen
  • Rücksprachen mit Disposition und Techniker, um Missverständnisse zu klären
  • Entscheidungen über Gutschriften und Kulanzbuchungen trifft die Buchhaltung immer nach internen Richtlinien und Rücksprache mit der Geschäftsführung (Gutschriften und Kulanzbuchungen werden aufgrund des 6-Augen-Prinzips nur bei 0,8% unserer Rechnungen vorgenommen)
  • Offene Fragen werden mit Ihnen besprochen
  • Falls nötig wird die Rechnung angepasst
  • bei Änderungen der Rechnung erhalten Sie eine Storno und die neue Rechnung gesammelt per E-Mail

Aufbau einer Rechnung

In diesem Video zeigen wir Ihnen kurz und knapp den Aufbau der Rechnung auf. Die Rechnung besteht immer aus 2 Teilen: der Rechnungsvorschau und einer Investition/Servicebericht. Weitere Informationen erhalten Sie im Video.

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Allgemeine Informationen zur Abrechnungen

Wir rechnen monatlich ab: immer vom ersten Tag bis zum letzten Tag des Monats. Die Rechnung für den jeweiligen Monat erhalten Sie immer in der ersten Woche des Folgemonats. Einige unserer Dienstleistungen werden vorab fällig und werden am Anfang des Monats bereits abgebucht. 

Kurze, informative Fragen werden vons uns nicht extra abgerechnet. Sobald wir aber tätig werden müssen, rechnen wir das Anliegen ab – je nachdem welches Paket Sie gebucht haben. Bei Managed Service sind Fragen zum Thema generell kostenlos. Stellen wir Ihnen unsere Dienstleistung nach Arbeitsstunden in Rechnung, berechnen wir dafür den normalen Satz. 

Bei manchen Rechnungen „schenken“ wir Ihnen gewisse Dienstleistungsstunden. Diese werden auf der Rechnung als „Kulanz/Abzug“ ausgewiesen. Das bedeutet, der Zeitaufwand kostet Sie nichts. 

Die Abrechnung erfolgt direkt mit der ABC Finance und wird nicht von uns abgerechnet. 

Wir arbeiten nach einer Positivliste – also alles, was im Paket steht ist dabei, alles, was nicht explizit genannt wird, kostet extra. Melden Sie sich gern bei uns, sollten Sie dazu noch Fragen haben. 

Wir rechnen in Industriestunden ab. 1,0 bedeutet hier 60Minuten. 

Außerhalb der Öffnungszeiten und in IT-Notfällen rechnen wir ganz normal ab (nach Paket oder Industriestunden).

Weitere Informationen erhalten Sie hier unter www.digitalagentur1.de/agb in der Servicepreisliste. 

Bei Änderung dieser Punkte bitten wir Sie, diese schriftlich per Änderungsmitteilung an buchhaltung@digitalagentur1.de zu senden.

Bitte kommen Sie hier rechtzeitig auf uns zu, um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. 

Glücklicherweise können wir 95% der Anliegen per Fernwartung lösen.

Falls nicht, finden Sie unsere Pauschalen unter www.digitalagentur1.de/agb in der Servicepreisliste. 

Das kann jedem mal passieren. Wir werden die Abbuchung 4 Tage später erneut versuchen. Dabei fällt eine Servicepauschale von 25€ an. 

Wie wird eine Rechnung erstellt?

Hier erfahren Sie wie bei uns eine Rechnung erstellt und auch geprüft wird. 

Sammeln der RE-Positionen von Technik, Einkauf und Projektleiter:

  • Verträge
  • Lizenzen
  • Managed Service
  • Dienstleistungsstunden
  • Projekte
  • Warenposten
Überprüfung der Rechnungspositionen durch Disposition und Technik Teamleitung
Überprüfung der Rechnungspositionen durch Geschäftsleitung
  • Überprüfung und Erstellung der Rechnung durch Buchhaltung, anschließend erfolgt der Versand per E-Mail 

Übersicht über die 6 Abrechnungsarten

Im weiteren Verlauf erklären wir Ihnen unsere 6 Abrechnungsarten und beantworten häufig gestellte Fragen dazu.

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Projekte Abrechnung:

Im folgenden Abschnitt geht es um Managed Services, Lösungspakete, monatliche Verträge und Lizenzen. Dieses sind unsere am häufigsten genutzten Abrechnungsarten. 

Auf dem Foto sehen Sie eine Abrechnung von Managed Service. Sie erkennen das durch die fettgedruckte Überschrift. 

Mithilfe von Managed Service übernehmen wir einzelne IT-Aufgaben in Ihrem Unternehmen und Sie können sich diesbezüglich zurücklehnen. Wir haben die Möglichkeit, dank proaktiver Arbeit, einige IT-Probleme schon vorab zu verhindern und können So Ihre IT regelmäßig pflegen. Weitere Informationen finden Sie unter: digitalagentur1.de/managed-service.

Dort erklären wir Ihnen ausführlich, was Managed Service ist und welche Vorteile dieser Dienst auch für Sie hat.

Die Lizenzen werden bei neuen Mitarbeitern erweitert. Der neue Mitarbeiter wird automatisch von uns in Managed Service aufgenommen und der monatliche Betrage erhöht sich um den einen, neuen Mitarbeiter. 

Eine Lizenz ist die Berechtigung, eine gewisse Software oder Programm für einen Mitarbeiter/Benutzer. Lizenzen werden pro Benutzer oder pro Gerät abgerechnet. Hier gibt es verschiedene, meist zeitlich begrenzte, Formen. 

Ja, diese können jederzeit nach oben erhöht werden. Wir können jedoch die Lizenzen nicht mehr senken.

Die Abrechnung erfolgt monatlich und vorab per SEPA-Lastschriftmandat.

Unser Monatlic und Vorschüüssig per SEPA Lastschrift. 

Die Preise für Speichereinheiten sind immer gleich. Benötigen Sie jedoch mehr Speicherplatz, erhöht sich der Preis für die Speichereinheit. 

Für das SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben Sie uns eine Einzugsermächtigung und wir sind daraufhin befugt, den jeweiligen Betrag von Ihrem Konto einzuziehen. 

Projekte Abrechnung:

Ein großer Teil der Projekte wird per Vorkasse abgerechnet. Alles weitere wird monatlich in Rechnung gestellt. Das heißt: Der Aufwand, der im jeweiligen Monat anfällt, wird auch im gleichen Monat noch in Rechnung gestellt. 

Wir arbeiten auch hier nach einer Positivliste – also alles, was im Projekt steht ist dabei, alles, was nicht explizit genannt wird, nicht. Wenn Sie dazu weitere Informationen brauchen, finden Sie diese auf unser Website unter www.digitalagentur1.de/projekte. 

Wir entwerfen hochkomplexe Projektentwürfe – fast wie Architekten – auf Sie direkt zugeschnitten. Wir stecken viel Zeit und Herzblut in die Gestaltung und Ausformulierug Ihrer Projekte. Daher stellen wir auch unsere Konzepte in Rechnunf. 

Alle Informationen erhalten Sie unter www.digitalagentur1.de/projekte und in Ihrer digitalen Projektmappe von Ihrem Projektbeauftragten.

Gerne sind wir Ihnen bei der Beantragung von staatlichen Förderungen behilflich, haben aber keinerlein Einfluss auf die Bewilligung dieser. Auch, wenn die Förderung nicht durchgeht, müssen wir dennoch die Leistungen in Rechnung stellen. Jedoch haben wir in den letzten Jahren viele positive Erfahrungen damit gemacht. 

Auf der Abrechnung befinden Sich „Meilensteine“ – wie sie hier auf dem Bild sehen können. 

Diese ist nicht inklusive. Diese werden separat nach unserer Servicepreisliste, abgerechnet. Diese finden Sie unter www.digitalagentur1.de/agb. 

Verschiedene Aufgaben verlangen nach mehr oder weniger Aufwand. Besonders in der IT kann man manchmal nicht sagen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben benötigt wird. Daher berechnen wir diese Positionen nach tatschlich geleisteten Industriestunden.

In der monatlichen Abrechnung sehen Sie, wie viele Projektstunden schon verbraucht sind. Gerne können Sie dazu aber auch jederzeit unser Team kontaktieren. 

Die Vorkasse wird direkt automatisch mit der Monatsrechnung verrechnet. 

Warenposten / Hardware (z.B Computer, Server etc.) - Abrechnung:

Auf diesem Bild sehen Sie eine Abrechnung der Warenposten auf der Rechnung. Hier sieht man die Anzahl und um welches Gerät es sich handelt. 

Wir übernehmen die Garantie vom Hersteller 1:1 – in der Regel sind das zwischen 6 Monaten und 1 Jahr. Wir empfehlen Ihnen eine Garantieerweiterung beim Hersteller zu erwerben, dann fallen Ihre Geräte zwischwn 3-5 Jahre unter die Garantieregelung. 

Der Hersteller ist für den Vor-Ort-Service für Hadrware zuständig. Wir beauftragen den Hersteller für Sie. 

Bei Garantieerweiterung tauscht der Hersteller das Gerät kostenfrei aus.

 Bei einer notwendigen Datenübernahme von Alt- auf Neugerät sind wir Ihnen natürlich behilflich. 

Die Hardware wird per Vorkasse angerechnet oder bei speziellen verträgen innerhalb einer Woche nach Kauf. 

 

Sie erhalten von unserem Vertriebsteam ein Angebot, in dem Sie alle Informationen über den Artikel haben.

Arbeitsdienstleistung ist bei Hardware nicht enthalten, sofern es nicht i Angebot explizit aufgeführt ist. 

Stundenkontigent

Stundenkontingente sind monatliche, fest gebuchte Stunden bei unserem Team. Unsere Mitarbeiter stehen für die gebuchten Stunden auf Abruf für Sie zur Verfügung. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie nicht jede Stunde einzeln in Rechnung gestellt bekommen und Ihre IT auch fest mit dem Budget planen kann.

Gerne können Sie weitere Stunden pro Monat hinzubuchen. Sollte das Kontigent einmal aufgebraucht sein, werden Ihnen die Stunden ganz normal in Rechnung gestellt.

Stunden, die im aktuellen Monat nicht genommen werden, können im nächsten Monat 14 Tage lang noch aufgebraucht werden.

Gerne können Sie Ihr Stundenkontigent bei uns erhöhen. Sprechen Sie dafür gern unser Team an.

Hier sehen Sie eine Beispielrechnung nach Stundenkontingent. Sie erhalten eine Abrechnung über die angefallenen Stunden. Alle Stunden, die über dem vereinbarten Stundenkontingent liegen, werden Ihnen separat in Rechnung gestellt. 

Abrechnung nach Aufwand per Stunde:

Dienstleistungsstunden werden je nach Vertrag laut unserer Servicepreisliste abgerechnet. Unsere Servicepreisliste finden Sie unter digitalagentur1.de/agb.

Wir rechnen alles in 0,25 Einheiten ab. Die Abrechnung erfolgt im 0,25 Takt (15 Minuten-Takt).

Hier sehen Sie eine Beispielabrechnung nach Dienstleistungsstunden. Auf der Rechnung Sehen Sie aufgeführt den Startzeitpunkt, die Dauer und den jeweiligen Stundensatz. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in dem anschließenden Video.

Häufiger Fehler von Kunden

Wir rechnen monatlich ab, daher kann es vorkommen, dass auch bei Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen sind, wir unsere geleisteten Arbeitsstunden im aktuellen Monat in Rechnung stellen.

Unter digitalagentur1.de/supportprozess erklären wir Ihnen wie IT-Fehler entstehen und wie diese gelöst werden. Sollten wir einmal Fehler machen, müssen Sie diese natürlich nicht bezahlen. Meist handelt es sich aber nicht um eine Nacharbeit, sondern eine erweiterte Problemlösung.

Bitte sprechen Sie uns vor der Rechnungsaufstellung auf diesen Umstand an – bis spätestens zum 28. des Monats. Nachträglich können wir keine Rechnung auf eine neue Firma umstellen.

Einige Dienstleistungen und Tätigkeiten können nur vom Hersteller DATEV direkt erledigt werden. Daher kann es sein, dass Sie von DATEV direkt eine Rechnung erhalten. 

      Erfahrungsgemäß ist dafür Ihre IT zuständig. Der
Steuerberater ist hier für keine Kosten zuständig. 

       Sollte Ihr Konto zu einem Zeitpunkt nicht gedeckt sein, buchen wir 4 Tage später erneut ab. Hierfür erheben wir aber eine Servicegebühr von 25€.

      Sollten Sie Ihre Rechnung nicht bezahlen, erhalten Sie eine Zahlungserinnerung und im weiteren Verlauf eine Mahnung. Bei weiterer Nichtbezahlung stellen wir unsere IT-Dienstleistung und Services ein. Wir bitten Sie daher Ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen, sonst riskieren Sie einen Stillstand Ihrer IT.

Sollten bei ausländischen Zahlungen Gebühren anfallen, werden wir diese separat in Rechnung stellen. Erfahrungsgemäß beläuft sich das auf kleinere Beträge. Das kann aber immer der Fall sein – besonders bei Zahlungen aus der Schweiz und dem EU-Ausland.

Schreiben Sie uns gern eine E-Mail an buchhaltung@digitalagentur1.de und nennen Sie alle wichtigen Informationen, damit wir Ihre Rechnung schnell finden und Ihnen erneut zusenden können.

Es kann sein, dass auch während Routinearbeiten Probleme auftreten und daher für die gleichen Tätigkeiten ab und zu unterschiedliche Bearbeitungszeit anfällt.